Power BI, c’est vraiment excellent !

Outil décisionnel et de data-visualisation signé Microsoft, Power BI s’immisce chez nos clients de plus en plus visiblement depuis 3 ans. Ses concurrents sont Tableau Software et Qlik. Chez Evolution, c’est Power BI que nous avons adopté et que nos clients nous réclament. 

Mais savez vous à quoi ça sert et comment on met cela en oeuvre ?

Power BI pour la direction générale

Imaginez en tant que dirigeant de votre structure, ou de votre B.U.

1 d’accéder depuis n’importe où à une vision consolidée et à jour des KPi de l’entreprise. Aussi bien une vue sur les RH, que sur le dynamisme commercial, la trésorerie, la fréquentation de votre site web, l’évolution de votre taux de marge etc…

2 Que cette “vision macro” puisse s’affiner d’un clic en vous renseignant par exemple (RH) sur les entrées et les sorties du personnel, le salaire médian, le taux de satisfaction de vos collaborateurs, le nombre de postes à pourvoir.

3 Que chacun de ses aspects soit également analysables par établissement, par service, en valeur à l’instant T comme en tendance historique … juste en choisissant parmi les filtres dynamiques proposés à la volée.

Ca y est ? vous y êtes ? 

Bienvenue dans le monde magique de Microsoft Power BI !!

Power BI pour tous les managers

Chaque manager dans l’entreprise, à son niveau, a besoin d’informations pertinentes pour 

• savoir d’où on vient
• savoir où on en est à l’instant T
• décider de là où on veut aller en T+1

Réunir toutes les données chiffrées pertinentes dans des tableurs Excel, et passer des heures à mettre en relation ces datas, trouver les bonnes formules, s’acharner sur des rechercheV et des SI imbriqués, c’est le vécu de nombreux cadres. Ils passent généralement plus de temps à “obtenir et compiler” des chiffres qu’à les analyser. 

Power BI, c’est l’univers du décisionnel, terme qui indique clairement qu’à partir de données fiables, recoupées, et à jour, on va prendre les bonnes décisions. surtout si cela se met à jour comme par magie, on va avoir le temps de réfléchir, de mettre en lumière des indicateurs l’un par rapport à l’autre, de voir globalement pour améliorer localement.

Prenons un exemple.

En cette fin d’année, Vous êtes responsable Commerciale dans le secteur du service aux particuliers. 

• vous avez un logiciel de planification (ou un tableur ?)
• vous avez des infos de la RH (nombre d’heures de chaque collaborateur,  taux horaires …)
• vous avez des données commerciales (contrats, clients …)
• vous avez des coûts (matériel, voitures de service …)

Questions : Sur un secteur géographique défini, combien d’intervention ont été réalisées sur une période, par chacun des collaborateurs et par domaine d’activité ? comparé aux années précédentes

Avec un BI bien pensé et à jour, vous allez pouvoir répondre clairement et promptement à ces questions. Et son côté très malléable vous permet d’ajouter de nouvelles sources de données, de les lier, de les actualiser, pour enrichir vos rapports.

PowerBI et ses concurrents

Je suis régulièrement le quadrant magique du Gartner concernant les solutions BI. La dernière en date, début 2019, consacre à nouveau la solution Microsoft Power BI, avec même un repli de ses 2 concurrents frontaux que sont qlikView et Tableau Software.

Power BI est ainsi considéré par Gartner comme le leader, à la fois pour 

• sa capacité à exécuter ce qu’on lui demande aujourd’hui (ability to execute)
• l’exhaustivité de sa solution demain (completeness of vision)

C’est cher Power BI ?

Microsoft affiche une politique tarifaire sympathique sur cet outil stratégique : le soft de bureau est gratuit sans restriction de fonctionnalités, ce qui permet de tester l’outil et de créer ses premiers rapports. En revanche, le partage dans le cloud (avec ses équipes, ses partenaires) est payant mais le tarif mensuel par utilisateur particulièrement bas pour de la “vraie” BI : 10 € par user. Il est également inclus dans Office 365 Enterprise E5, et en option à tarif minoré dès que vous avez un abonnement 365. Attention, il est parfois compliqué de partager dynamiquement avec des personnes ayant un autre nom de domaine dans leur adresse mail.

C’est compliqué Power BI ?

Alors, si vous êtes un utilisateur correct d’Excel, que vous avez des notions de bases de données, et un peu de sens pratique, ça va bien se passer.

Si au contraire, vous êtes peu branché chiffres et qu’une simple “fonction SI” vous donne des maux de tête, il vaut mieux confier cela à un collègue.

Je parle ici de création globale des rapports BI, pas de la consultation et de l’utilisation qui est enfantine.

Les étapes de création sont :

1. la connexion aux sources de données
2. nettoyer, croiser, transformer les données dans Power Query 
3. charger les données dans le modèle et créer des relations entre elles
4. créer ses rapports et ses filtres dynamiques
5. partager 

Les étapes d’utilisation sont

1. rafraîchir
2. observer, filtrer en faisant de simples clics

Comment je me forme à Power BI ?

Comme toute nouvelle compétence, vous pouvez lire des livres, regarder des tutos sur Youtube, essayer des choses, poser des questions dans les forums, attendre que quelqu’un réponde.

ou vous former efficacement et être totalement autonome en 3 jours. D’ailleurs, Microsoft a tellement enrichi sa solution BI que notre programme de formation vient de passer de 2 à 3 jours.